Is de inhuurprocedure wel rechtmatig en compliant?
Kan er objectief worden bepaald welke leveranciers beter en welke minder presteren?
Is er op centraal niveau inzicht in huidige inhuur en behoefte of is het inzicht er alleen op financieel cijfers achteraf, aan de hand van ingeboekte facturen?
Moet over uitgaven van externe inhuur verantwoording worden afgelegd aan toezichthouders, aandeelhouders of politiek?
Voor grip op inhuur moeten deze vragen kunnen worden beantwoord. Dit bij veel organisaties vaak niet het geval. De inhuurscan brengt het gehele inhuurproces, inclusief de prestaties op de door de organisatie geformuleerde key performance indicators (kpi's) en randvoorwaarden in kaart. Dit om gevoel en beleving ten aanzien van externe inhuur te kwantificeren en meetbaar te maken.
Staffing MS onderscheidt onderstaande kpi's en randvoorwaarden:
KPI's
Juiste persoon. Hoe tevreden is de organisatie over ingehuurde personen. Waar mogelijk wordt nagegaan in hoeverre ingehuurde personen voldoen aan de vooraf gestelde eisen (ervaring, kennis, attitude). Op grond hiervan kan gerapporteerd worden per leverancier, per type functie(niveau) of andere doorsnedes.
Juiste vorm. Welke contractvormen worden gehanteerd, hoeveel verschillende leveranciers zijn er, zijn er standaard inkoopvoorwaarden. Worden inkoopvoorwaarden nageleefd? Zijn er mogelijkheden om personeel te payrollen en betaling van de bemiddelingsmarge te beeindigen, c.q. op basis van contracten terug te vorderen?
Juiste tijd. Hoe lang duurt het voordat een vacature is ingevuld. Presteren leveranciers binnen overeengekomen termijnen? Hoe lang blijft extern personeel aan? Worden hierover aanvullende afspraken gemaakt?
Juiste tarief. In hoeverre zijn tarieven transparant? Wat zijn de marges voor de leveranciers? Zijn de tarieven marktconform? Hoeveel wordt er totaal ingehuurd? Hoe staat dit in verhouding met het budget?
Randvoorwaarden
Het inhuurproces dient te voldoen aan eisen van compliance en rechtmatigheid (transparant, objectief en niet discriminerend)
Het inhuurproces sluit financiele, juridische en fiscale risico's uit
Er is sprake van een centrale regie in combinatie met lokale uitvoering. Is er een budget voor inhuur? Hoe wordt dit bewaakt? Op basis van welke informatie wordt gestuurd? Wanneer is informatie beschikbaar? Hoe wordt gerapporteerd? Wie doet uitvoerend werk in het inhuurproces? Wie coordineert? Is men tevreden over de taakverdeling centraal/decentraal?
Met de huidige situatie in beeld kan de gewenste situatie worden geformuleerd. Hierbij worden voor zowel de kpi's als de randvoorwaarden in meetbare doelstellingen geformuleerd. De volgende tabel geeft een voorbeeld van een typisch wensenlijstje, inclusief prioriteiten.
Variabele
Doelstelling
Prio
Juiste persoon
De tevredenheid over externe inhuur moet in onze organisatie gemiddeld van 6 naar 8
3
Juiste vorm
Contracten zijn gestandaardiseerd op basis van eigen inkoopvoorwaarden. Het beheer is ingeregeld.
1
Juiste tijd
Overeengekomen doorlooptijden worden in 90% door leveranciers gehaald
2
Juiste tarief
Tarieven moeten gemiddeld minimaal 10% omlaag
1
Compliance
Aan alle eisen van compliancy wordt voldaan
1
Risico's
Interne audit wijst uit dat financiële, juridische en fiscale risico's met betrekking tot het externe inhuurproces zijn geëlimineerd
2
Regie
Er zijn wekelijks centraal managementrapportages beschikbaar, managers met inhuurbevoegdheid zijn tevreden
2
Nu het wensenlijstje compleet is, worden business cases opgesteld. Deze laten gedetailleerd zien hoe en op welke termijn de gewenste doelstellingen gerealiseerd worden (lees meer over business cases).
