Ziekenhuizen kunnen fors besparen op de inhuur van flexibel extern personeel
Door gebrek aan inzicht en grip op de inhuur van tijdelijk personeel en de inzet van detacheringsbureaus verspillen ziekenhuizen onnodig veel geld. “Inhuur van externen kan en moet anders”, bepleit Paul Oldenburg van MSP aanbieder Staffing Management Services. 

Paul Oldenburg is afkomstig uit de uitzend- en detacheringswereld. Zijn ervaring in de zorgsector deed hij op als directeur van particulier thuiszorgbureau Evita.
Nu is zijn ambitie om samen met de directie van Staffing Management Services de inhuur van flexibel personeel in de sectoren zorg en (lokale) overheid beter te organiseren.

Wat is er aan de hand?
“Inhuur van extern personeel in ziekenhuizen is de laatste jaren spectaculair gegroeid. Goed opgeleid medisch personeel is schaars en met de dubbele vergrijzing in aantocht wordt de schaarste alleen maar groter. Dat biedt kansen voor medewerkers die de ambitie hebben ‘voor zichzelf’ te beginnen en als zzp’er aan de slag te gaan. Vaak loopt de inhuur van deze zzp’ers in de gezondheidszorg via detacheringsbureaus en bemiddelaars. De verschuiving van vast personeel naar externe inhuur zorgt voor een scherpe kostenstijging voor de ziekenhuizen.” 

Grip op inhuur
Kern van de oplossing van deze inhuurproblematiek schuilt volgens Oldenburg in ‘grip’ en ‘inzicht’ die kostenbesparing tot gevolg heeft. Grote uitzenders zoals Adecco of Randstad bieden al langere tijd Managed Service Providers (MSP) aan.

De MSP-aanbieder kan worden gezien als de ‘regisseur’ van de inhuur, waarbij alle ‘stappen’ van efficiënte inhuur worden doorlopen.

“Staffing MS maakt het mogelijk om zonder dure intermediairs extern personeel in te huren waarbij onze diensten inspelen op de veranderende markt van externe inhuur. Dit geeft organisaties grip en inzicht op hun inhuur en verkleint de risico’s voor de organisaties.
Uitzendbureaus, bemiddelaars en detacheerders sluiten zich aan bij Staffing MS via het ‘backoffice partnership’. 

Staffing MS neemt het administratieve werk voor haar partners uit handen. De intermediairs hebben de handen vrij om zich te richten op hun kernactiviteit en antwoord te vinden op uitdagingen van toenemende concurrentie, noodzaak tot kostenbesparing en de roep om transparantie en compliancy.”

Eigen online marktplaats
Oldenburg: “Inleners hebben vooral profijt van ons als ze veel hoger opgeleid, gespecialiseerd personeel en zzp’ers nodig hebben voor projecten of andere flexibele inzet. Wij bemiddelen zelf geen personeel. Wij zijn een partij die het inhuurproces aanbiedt en we zorgen ervoor dat dit goed verloopt. Wij regelen de externe inhuur via een online marktplaats, de backoffice, de employment screening, het dossier onderhoud, met andere woorden: het proces van de match tot en met de uitbetaling. Vooral de online marktplaats maakt de inhuur eenvoudiger omdat er ook rechtstreeks zaken kan worden gedaan met zzp’ers.”

BTW-besparing = businesscase
“Onze businesscase in de zorg is voor een deel gericht op de besparing die een bedrijf of instelling kan behalen op het BTW-tarief. Zzp’ers met een BIG registratie, die direct factureren aan de instelling, hoeven geen BTW te rekenen. Als zzp’ers worden bemiddeld via een intermediair zijn de kosten voor het inlenende bedrijf veel hoger.”
Daarnaast is de business case van Staffing MS gebaseerd op de marge per uur. Oldenburg: “Per gewerkt uur berekenen wij een kleine marge aan de zzp’ers die wij bemiddelen. De uiteindelijke marge ten opzichte van het eindtarief ligt dus veel lager dan de 20 of 30% marge die intermediairs gewoonlijk rekenen. Voor 5% leveren wij een complete dienstverlening.”

Veranderende rol van intermediairs
“De toegevoegde waarde van intermediairs zit volgens mij niet meer in het zoeken van de juiste kandidaten. Hoger opgeleide zzp’ers kunnen zichzelf via internet steeds beter vindbaar maken waardoor de rol van de intermediair als werver van personeel langzamerhand overbodig wordt.
Intermediairs kunnen zich echter nog steeds onderscheiden door te excelleren in hun kennis van de klant en die te verdiepen. Zij zijn ook de aangewezen partij om de begeleiding en coaching van de gedetacheerden of flexkrachten op zich te nemen.”

Klanten
Staffing MS richt zich op een diversiteit van klanten. In de sector gezondheidzorg en onderwijs profiteren GGZ Delfland, Zuwe Hofpoort Ziekenhuis in Woerden en SKVR (Stichting Kunst Vormgeving Rotterdam) inmiddels van de expertise van SMS. Oldenburg: “Op korte termijn verwacht ik dat veel meer ziekenhuizen op zoek gaan naar een efficiëntere manier van inhuur van extern personeel. Wij laten zien dat het anders kan tegen aanzienlijk lagere kosten.”

Performance Network
Achter de aanpak zit een overkoepelende visie – zie ook The Performance Network – waaraan Paul Oldenburg veel heeft bijgedragen vanuit zijn ervaring in diverse werkkringen:

Verantwoording van uitgaven
Waarom is centrale administratie nodig?
“Organisaties staan in toenemende mate onder druk om zich te verantwoorden over de uitgaven die ze besteden aan externe inhuur van personeel. Vaak hebben ze de benodigde gegevens niet direct voorhanden. Als bedrijven harde kostenbesparingen nastreven en toch de kwaliteit van hun interne organisatie willen verbeteren, hebben ze een optimaal proces voor externe inhuur nodig.”

Kritische succesfactoren voor optimaal inhuurproces
Volgens Oldenburg zijn drie factoren bepalend voor een optimaal proces:
1. De juiste persoon (kwalificaties, ervaring en attitude), de juiste tijd (doorlooptijd plaatsing, hoe lang in de organisatie) het beheer in de juiste vorm (dossier op orde, contractvorm, contractbeheer geregeld) en het juiste tarief (benchmark).
2. Transparantie in kostenomvang, margestructuur en contractvorm
3. Rechtmatigheid en compliance.

Centrale administratie met gedecentraliseerd aanbod
Oldenburg: “Succesvolle organisaties zorgen voor concentratie van de administratie over externe inhuur waarbij ze zoveel mogelijk leveranciers in het leveringsproces betrekken.”

Juiste persoon, juiste tijd, juiste plaats, juiste tarief
“Het vrije marktprincipe, waarbij zoveel mogelijk partijen hun personeelsaanbod kunnen doen, is voor de kwaliteit het best. Toch werken veel organisaties met een shortlist van voorkeursleveranciers (preferred suppliers). Deze shortlist of preferred supplier lijst komt na een uitgebreide aanbestedingsprocedure tot stand. In de praktijk blijkt vaak dat de partijen die in staat zijn een aanbestedingsprocedure goed te doorlopen niet altijd de partijen zijn die het snelst met de best gekwalificeerde persoon komen. Een partij als UWV is op deze werkwijze teruggekomen en heeft een geautomatiseerde marktplaats ingericht, speciaal voor het inhuren van flexibel personeel. Daardoor zijn de tarieven flink gedaald, is de snelheid van aanbod toegenomen, terwijl de kwaliteit van de ingehuurde flexibele krachten constant is gebleven.”

Transparantie in kostenomvang en –structuur
Cruciaal is ook een helder inzicht in de kosten. “Inlenende organisaties hebben behoefte aan transparantie in de tarieven. Een tarief kent drie basiscomponenten. De eerste component bestaat uit kosten die direct zijn toe te rekenen aan de in te huren kracht. Naast het brutoloon zijn dit vakantietoeslagen, werkgeversbelastingen, sociale premies en aanvullende (aansprakelijkheids)verzekeringen. De tweede component zijn risico-opslagen. Belangrijkste risico’s voor de leverancier van externe inhuur zijn het ziekterisico en het debiteurenrisico. Deze risico’s worden door verschillende leveranciers verschillend ingeschat. De derde component is de marge voor de leverancier. Transparantie betekent dat het volstrekt helder is welke leverancier aan welke inhuurkracht hoeveel verdient. Zo kan de inlenende organisatie objectief vaststellen hoe leveranciers presteren op prijs/kwaliteitverhouding.”

Transparantie in onderliggende contracten
“Het is aan te raden om inkoopvoorwaarden op te stellen waar leveranciers zich aan committeren in plaats van het volgen van verschillende verkoopvoorwaarden. Bovendien is het cruciaal dat contracten goed worden beheerd. Inhurende organisaties zijn over het algemeen gerechtigd om ingehuurd personeel na een periode van 6 maanden over te nemen. Vaak doet men dit niet omdat men geen formatieplaats heeft. Toch loopt dan het contract door en wordt nog steeds een prijs betaald, inclusief de bemiddelingsmarge. Een payroll oplossing biedt dan al snel een besparing van 20% op het te betalen tarief.”

Eén administratief kanaal
“Als alle contracten en facturen van alle leveranciers door één administratief kanaal worden afgehandeld en beheerd, blijven de kosten beheersbaar. Dit ene administratiekanaal kan vervolgens op eenduidige wijze wekelijks rapporteren.”

Risicobeheersing
“De belangrijkste risico’s bij de inhuur van personeel ontstaan door het verkeerd omgaan met contracten. Hierdoor vervalt de bedoelde scheiding tussen economisch en juridisch werkgeverschap, waardoor de inhurende organisatie een fors claimrisico loopt, zowel van de ingehuurde kracht, als van de fiscus. Als operationele managers de bevoegdheid hebben en gebruiken om snel te schakelen met verschillende leveranciers, hoeft er niet veel verkeerd te gaan om ervoor te zorgen dat vermeende oproepkrachten ineens meer rechten uit hun overeenkomst tot opdracht kunnen halen dan beoogd. Van deze managers kan ook niet worden verwacht dat zij kennis omtrent de complexe regelingen rond uitzendkrachten, zelfstandigen, oproepkrachten en gedetacheerden hebben en up to date houden.
Tegelijkertijd is het van belang dat deze managers de vrijheid houden om met behulp van hun leveranciersnetwerk snel de juiste persoon op de juiste plaats aan het werk te krijgen.”

Aansluiten bij trend in arbeidsmarkt
De managed services sluiten aan op trends in de arbeidsmarkt, zo betoogt Oldenburg. “Inhurende organisaties kunnen hierdoor met meer vertrouwen flexibele vormen van externe inhuur aangaan. Zonder tussenkomst van bemiddelaars kunnen ze schakelen met hun eigen netwerk van zelfstandigen. Dit maakt het mogelijk dat de trend naar toenemende economische zelfstandigheid van werknemers versterkt zal doorzetten.”