“Eindelijk grip op het inhuurproces”

Arbeidsmarkt in verandering
De komende jaren zal de arbeidsmarkt ingrijpend veranderen. Door vergrijzing en het gebrek aan instroom van vooral jonge medewerkers gaan bedrijven en organisaties op zoek naar creatieve oplossingen om voldoende hoogwaardig personeel aan zich te binden. Het arbeidspotentieel in Nederland neemt af terwijl de vraag naar hoog opgeleiden zal toenemen. De war on talent breekt uit en zal invloed hebben op nagenoeg alle beroepsgroepen en branches. Parallel aan deze zorgelijke ontwikkeling loopt de ambitie van een groeiende groep ambitieuze professionals om zich als zelfstandige (zzp’er) aan te bieden. Op zich een prima ontwikkeling wanneer de keuze voor het zelfstandig ondernemerschap een bewuste keuze is. Veel bedrijven en organisaties maken, om uiteenlopende redenen, steeds meer gebruik van zzp’ers. Deze groep, gegroeid tot bijna een miljoen zelfstandigen, biedt flexibiliteit en specifieke expertise. Deze arbeidsmarktontwikkelingen maken de uitdagingen voor HR afdelingen complexer, maar niet onoplosbaar.

Inhuur van externen moet anders
Steeds meer bedrijven, instellingen en overheden die regelmatig tijdelijke zelfstandige professionals inhuren hebben onvoldoende grip op de inhuurprocessen. “Dat kost tijd, ergernis en onnodig veel geld. Door inhuurders van tijdelijke zelfstandigen te adviseren en te ondersteunen bij het inrichten en beheren van hun BackOffice processen keert de regie op de inhuurprocessen meestal direct terug”, zegt Rob de Laat, directeur van Staffing Management Services (Staffing MS). Staffing MS maakt hiervoor gebruik van moderne, gebruiksvriendelijke internet technologie. Staffing MS is geen detacheerder, maar vervult een adviesrol en ondersteunt waar nodig de organisatie waardoor iedere grote inhuurder tegen lagere kosten op een efficiënte manier tijdelijk personeel kan inhuren. “Onze aanpak levert al snel een besparing van 10% op, maar belangrijker, het inhuur- en alle daarbij behorende processen worden op elkaar afgestemd waardoor de klant wordt ontzorgt”, zegt Rob de Laat.

Stichting Kunstzinnige Vorming Rotterdam (SKVR)
Noor Schoenmakers, hoofd HR 

“Onze dossiers zijn helemaal op orde”

Noor Schoenmakers van Stichting Kunstzinnige Vorming Rotterdam (SKVR), is als HR manager verantwoordelijk voor de inhuur van ongeveer 600 freelance docenten. Namens SKVR verzorgen zij cursussen en workshops voor meer dan 170.000 Rotterdamse cursisten. Hieronder veel kinderen en jongeren die in schoolverband cultuur- en muzieklessen krijgen. “Het onderwijsveld is de laatste jaren in hoog tempo veranderd”, zegt Noor Schoenmakers. “Subsidies zijn veel minder vanzelfsprekend en scholen hebben minder financiële armslag. Gelukkig is er nog altijd veel belangstelling voor ons culturele cursusaanbod.” Om dat zo te houden moet SKVR flexibel kunnen opereren en inspelen op veranderende vragen vanuit vooral de onderwijsmarkt. “Scholen vragen om een diversiteit aan culturele workshops en lessen. Wij willen dat kunnen aanbieden. Van rap tot fotografie en van dans tot beeldende kunst. Maar daarvoor hebben we, behalve onze eigen vaste docenten, ook een flinke groep gespecialiseerde en flexibele freelance docenten nodig”, zegt Schoenmakers.

Aantal freelance docenten enorm gegroeid
De groep freelance docenten die voor SKVR werkt is de laatste jaren gegroeid tot 600 kleine zelfstandigen. Soms geven deze docenten een losse les, soms een workshopcyclus van tien weken. Vaak naast een reguliere baan. “Een gevarieerde groep professionals die vooral inhoudelijk gedreven is en waar we heel graag mee werken. Maar de groep was dusdanig gegroeid dat je de administratie van de inhuur niet even op de achterkant van een sigarendoosje kon doen”, zegt Noor Schoenmakers. SKVR had behoefte aan een degelijk BackOffice proces waarbinnen de registratie van freelancers, de administratie en de financiële afhandeling van facturen goed kon worden georganiseerd. “Teveel werd op adhoc basis afgesproken met docenten. Dat kan misschien in een kleine organisatie, maar niet met een paar honderd zelfstandige docenten en strenge controles van de  Belastingdienst die wenst dat bijvoorbeeld alle dossiers op orde zijn”. SKVR constateerde dat de verschillende administratieve processen ook beter op elkaar afgestemd konden worden. Noor Schoenmakers: “Een goed werkend BackOffice proces zou ons helpen bij het efficiënt organiseren van de administratieve HR processen”.

Veranderen kost tijd
SKVR zocht contact met Staffing Management Services om het inhuur- en administratieve HR proces beter te stroomlijnen. Volgens Noor Schoenmakers boden de oude systemen te weinig financieel inzicht en moesten docenten soms onnodig lang wachten op hun geld. “Het was nodig om een verbeterslag te maken.” Maar het implementatietraject bleek geen eenvoudige opdracht en de oplossingen van Staffing MS boden niet direct het ‘ei van Columbus’. Noor Schoenmakers: “Samen met Staffing MS zijn we eigenlijk een administratief verandertraject gestart”, zegt Schoenmakers. “Dat had heel wat voeten in de aarde. Docenten moesten hun facturen anders indienen en onze interne organisatie moest op een andere manier gaan werken. Dat kostte allemaal tijd. Docenten boden ook weerstand, vonden het tijdverspilling. Daarom hebben we er veel energie in gestoken om hen te overtuigen dat de administratieve veranderingen op termijn winst in tijd en geld zouden opleveren voor SKVR, maar ook voor de docenten. Dat traject hebben we, niet altijd gemakkelijk, intensief met Staffing MS doorlopen”. 

Winst
Inmiddels is de winst voor SKVR duidelijk. Noor Schoenmakers lachend: “Tegen de Belastingdienst kan ik nu zeggen kom maar op”. “Alle dossiers zijn helemaal op orde, we weten exact wie voor ons gewerkt heeft, hoeveel uur en tegen welk tarief en of de facturen zijn betaald. Er is duidelijk inzicht in de cijfers en van alle docenten hebben we de noodzakelijke VAR verklaringen en andere documenten beschikbaar. Het heeft ervoor gezorgd dat we de HR en inhuur processen beter kunnen monitoren en we weer regie kunnen voeren op de inhuurprocessen. En ingrijpen wanneer dat nodig is”. SKVR heeft nog wel volop uitdagingen voor de boeg. Noor Schoenmakers: “Met Staffing MS hebben we het BackOffice proces op orde gekregen. Dat is mooi maar nu willen we ook verbeteringen doorvoeren die ervoor zorgen dat de interne organisatie minder tijd kwijt is aan de administratieve verwerking van het proces. Het kan en moet nog efficiënter.” Noor Schoenmakers: “Het HR beleid van SKVR zal de komende jaren ingrijpend gaan veranderen, we moeten flexibel kunnen blijven opereren om onze klanten optimaal van dienst te kunnen zijn. Flexconstructies worden een geïntegreerd onderdeel van de strategische HR visie. De flexibele schil verdient, vanwege de omzetgrootte, een volwaardige positie binnen de lange termijn HR strategie. In aanpak, invulling en sturing is de flexibele schil een belangrijk onderdeel van de strategische personeelsplanning waarbij het op orde hebben van alle dossiers en de HR administratie een essentiële voorwaarde is. Samen met Staffing Management Services hebben we de eerste stappen in dit traject succesvol kunnen zetten, nu willen we doorpakken”.