Kritische succesfactoren

1. Creëer een ‘sense of urgency’
Zorg dat het verbeteren van de inhuur van externen op de managementagenda komt. Er gaat vaak veel geld in om en de tevredenheid is beperkt. In veel organisaties bestaat geen inzicht in de exacte kosten van externe professionals. Daarnaast blijkt de toegevoegde waarde van bureaus vergeleken met zzp-ers gering.

2. Betrek Inkoop, HRM en de inhurende manager
Om tot een goed beleid voor externe inhuur te komen, moeten alle betrokken partijen inspraak hebben.

• Inkoop moet toezien op een juiste informatievoorziening voor inhuur en kan advies geven over te kiezen inleenconstructie per type inhuur. Laat u daarbij adviseren door een onafhankelijke partij als Staffing MS.
• HRM moet nadenken over de instroom, doorstroom en uitstroom binnen de organisatie. HRM moet de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt in de gaten houden en kijken hoe strategische personeelsplanning (met een flexibele schil) een bijdrage kan leveren aan de doelstellingen van afdelingen en die van de organisatie.
• Inhurende manager is verantwoordelijk voor de afdelingsdoelstellingen en kan hierdoor de behoefte aan capaciteit en expertise aangeven.

3. Realiseer ‘smart buy’
Smart buy is daadwerkelijk toepassen van de juiste inleenconstructie om een bepaalde behoefte aan externe professionals in te vullen. Zo kan het raadzaam zijn om voor het vinden van een bepaalde professional een specialistisch bureau in te schakelen, terwijl voor andere behoeften een marktplaats meer geschikt is.

4. Afweging van zelfdoen of uitbesteden
Maak de afweging zelf doen of uitbesteden. Waar in de Verenigde Staten en Verenigd Koninkrijk het voor de hand ligt om het inhuurproces uit te besteden, wordt bij Nederlandse organisaties uitbesteden nog niet als logische optie gezien. Het belangrijkste voordeel van uitbesteden is dat op relatief eenvoudige wijze via een procespartij extern personeel gecontracteerd kan worden. Het gevolg is dat de kosten sterk dalen door vereenvoudiging van het betaalproces en door beperking van het leveranciersmanagement tot één in plaats van soms honderden leveranciers. Hierbij maakt een managed service provider als Staffing MS gebruik van een marktplaats waarbij direct met honderden leveranciers en zzp-ers kan worden gewerkt.

5. Voer de regie in het gehele inhuurproces
De opdrachtgever zal regie moeten voeren op de inhuur van de interim professional en het beheer van de opdracht (zowel administratie als inhoudelijk). Dit betekent dat de opdrachtgever de voorwaarden bepaalt, over het tarief onderhandelt, vooraf de verwachtingen aan interim professional afstemt, gaandeweg resultaten evalueert en opgedane kennis en resultaten borgt.

6. Monitoren van toegevoegde waarde
Eén van de belangrijkste succesfactoren is het monitoren van de prestaties van professionals en leveranciers. Voor de eigen organisatie maar ook voor de professional zelf en de leverancier is het monitoren van de toegevoegde waarde essentieel. Door gezamenlijk te evalueren welke prestaties er daadwerkelijk geleverd zijn, ontstaat waardevolle informatie waarop gestuurd kan worden.