Uitdagingen

We zien bij steeds meer organisaties dezelfde uitdagingen terugkomen die de inhuur van extern personeel bemoeilijken.

Complexiteit van het inhuurproces
De complexiteit van inhuur neemt als maar toe, door onder meer:

• Toename van volume. De meeste grote organisaties spenderen meer dan 15 procent van de totale inkoop aan flexarbeid.
• Toename van diversiteit van de inhuur qua functies en vormen (preferred, non-preferred suppliers, zzp-ers, payrollers en mobiliteitpools).
• Vele regels en wetten om de inhuur van extern personeel rechtmatig en eerlijk te laten verlopen.

Het inhuren vergt hierdoor kennis en verdieping, maar ook veel administratieve werkzaamheden. Het vaststellen van de documenten, het screenen van extern personeel, het bijhouden van de uren, het controleren op de naleving van de contracten en het verzorgen van de factuurstroom nemen veel tijd in beslag. Deze werkzaamheden zijn daarentegen van groot belang. Een organisatie moet bijvoorbeeld weten of de kandidaten daadwerkelijk de echtheid, de kwaliteiten en de ervaringen bezitten welke zij aangeven te hebben om op deze manier een mismatch en een verhoogd risico te voorkomen. Daarnaast kunnen organisaties tegen hoge kosten aanlopen door onvoldoende zicht en controle op de contracten en de gefactureerde (over)uren. Als het zicht op de totale inhuur ontbreekt, kan de efficiëntie en doelmatigheid niet in kaart worden gebracht wat in vele gevallen leidt tot hoge kosten.

Eigenaarschap
Door de toename van de complexiteit van inhuur, wordt het steeds belangrijker uw processen voor flexarbeid goed te organiseren. U bent geen uitzondering als uw inhuurprocessen momenteel versnipperd zijn. Een van de bewezen succesfactoren is het organiseren van eigenaarschap over de keten van flexarbeid. Dat is noodzakelijk omdat vele afdelingen en systemen een rol spelen in de ondersteuning van flexarbeid. Denk daarbij aan inhurende afdelingen, inkoop, financiën en HRM. Procesbewaking en ketenmanagement is een voorwaarde voor succesvolle organisatie van uw flexarbeid. U kunt er daarom voor kiezen deze verantwoordelijkheid te leggen bij een managed service provider.

Traditionele flexconstructies zijn achterhaald
Met de opkomst van zzp-ers, de diversiteit aan leveranciers en mogelijke toepassingen internet zijn traditionele flexconstructies achterhaald. Denk hierbij aan:

• master vendor (één uitzendbureau dat alle inhuur organiseert)
• multi vendor (meerdere raamovereenkomsten).

Raamovereenkomsten met één of meerdere leveranciers leiden in de praktijk niet tot de juiste resultaten.

• Aanbestedingen nemen veel tijd, energie en kennis in beslag en vaak winnen de leveranciers die goed zijn in het winnen van aanbestedingen in plaats van de leveranciers met de beste prijs/prestatieverhouding. Daarnaast sluit het kleine (locale) leveranciers en zzp-ers uit.
• Hierdoor komt het kwalitatief juiste personeel pas via meerdere tussenschakels bij de inlenende organisatie terecht, waarbij elke tussenschakel een marge berekent. Ook vinden mismatches plaats, omdat de mantelleveranciers niet de juiste kwaliteit kunnen leveren voor de afgesproken prijs. In beide gevallen betaalt de inhurende organisatie teveel en/of krijgt te weinig kwaliteit aangeboden.
• Deze constructies spelen maverick buying in de hand. Door ontevredenheid gaan afdelingen buiten de mantelcontracten om extern personeel inhuren.