Het inhuurvolume van de gemeente Gouda bedroeg vorig jaar (2018) 7,75 miljoen euro: 16 à 17 procent van de totale personeelskosten. Samen met Staffing MS (onderdeel van HeadFirst Group), haar vaste Managed Service Provider, is voor de komende jaren het doel (nog) meer grip te krijgen op de inhuur en het volume ervan – indien mogelijk – terug te brengen. “We verwachten een actieve rol van Staffing MS, ook al zou je misschien verwachten dat ze hierin een tegengestelde doelstelling hebben,” stelt Eelke Pol, hoofd HRM en change agent bij de Gemeente Gouda. “Maar binnen de samenwerking kijken we als partners oprecht naar wat het beste is voor de gemeente Gouda en handelen daar ook naar.”
De gemeente Gouda kanaliseert haar inhuur al een jaar of zeven via Staffing MS. Het betreft allerlei functieprofielen: van receptionist tot afdelingshoofd. Een aantal functies zoekt de gemeente in het ruimtelijk domein. In die sector denken de meeste kandidaten niet direct aan een gemeente als eerste werkgever. Bij een gemeente als Gouda moeten ze in veel gevallen kunnen denken en handelen vanuit maatschappelijke betrokkenheid en een gevoel voor maatschappelijke ontwikkeling. Waarbij niet alleen salaris, maar ook zingeving zwaarwegend is.
“Een van de belangrijkste redenen voor ons partnership met Staffing MS is dat de gemeente zo meer grip krijgt en houdt op de vorm, kwaliteit en duur van de inhuur,” zegt Pol. “Hoeveel inhuur hebben we, hoe is die inhuur samengesteld en welke kosten zitten er aan vast? Maar ook: hoe lang en vooral waarom zit een extern iemand bij de gemeente? Hebben we antwoorden op die vragen, dan kunnen we onze keuzes nog beter maken en verantwoorden. En kunnen we onze visie op vast en flex beter uitvoeren.”
Flexwerken heeft voor een overheid een sociale en zelfs morele component. Je kunt immers wel even iemand inhuren voor een specifieke en tijdgebonden taak, maar waar of bij welke samenwerkingstermijn ligt de sociale verantwoordelijkheid als werkgever?
“Die flex/vast-discussie is nogal levendig in de samenleving,” weet Pol. “Om goede geïnformeerde keuzes en afspraken te kunnen maken, helpt het om een vast aanspreek- en kennispunt te hebben. De vraag is immers niet alleen wie of wat we nodig hebben, maar ook voor welke duur en in welke vorm. Hoe doen we dat zo financieel als sociaal verantwoord mogelijk? Betaalt de investering zich uit in het proces? Zitten er nadelen aan de vorm van inhuren voor ons of de kandidaat?”
“De flex/vast-discussie is levendig in de samenleving.”
“Onze samenwerking met Staffing MS is veel meer een partnership dan een abstracte werkverhouding.”
Zijn inhuurgegevens niet actueel of inzichtelijk genoeg, dan kunnen tijdelijke functies te lang ingevuld blijven. Doen afdelingen volledig zelfstandig hun eigen inhuur en werken ze te weinig samen, dan werken ze misschien langs elkaar heen. Door meer grip te krijgen op de inhuur en kritisch naar de gegevens te kijken, is het volume van die inhuur beheersbaar te houden en terug te brengen. Standaardisatie of centrale coördinatie is dan ook een belangrijk traject en het is essentieel om de interne processen op orde te hebben. Aan de andere kant: uniformiteit mag niet tot logheid leiden of tot onvoldoende “klantvriendelijkheid” ten opzichte van de afdelingen.
“Onze samenwerking met Staffing MS is dan ook veel meer een partnership dan een abstracte werkverhouding. Dat kan ook niet anders, want het gaat er immers om in overleg en in veranderende omstandigheden de juiste mensen te vinden. De accountmanager van Staffing MS moet kunnen inspelen op onze veranderende vraagstellingen of zelfs op het klimaat van de organisatie. Blijven sparren dus. Zelf moeten wij ook investeren in die relatie. Er hoort dus een verhaal bij: waarom loopt alles via Staffing MS? We moeten de leidinggevende meenemen in dat verhaal. Bij een partnership, net als in een relatie, moet je soms ook even extra investeren in elkaar. We zetten daarom steeds weer stappen om elkaar beter te leren kennen, het is dynamisch en houdt elkaar scherp.”
“We werken tijdens de komende looptijd van dit contract aan de verdere verbetering van de dienstverlening en de samenwerking tussen Staffing MS en de gemeente Gouda. Zo willen we de komende twee tot drie jaar echt nog een stuk scherper kunnen inhuren.” Hier zitten volgens Pol ook de learnings. Om dit te bereiken zijn afstemmen en doorvragen noodzakelijk. Dat gebeurt in co-creatie: vanuit de gemeente zelf én vanuit Staffing MS. “Waarbij Staffing MS naar mijn overtuiging in de lead moet zijn. Die moet onze leidinggevenden prikkelen en bevragen, zodat de juiste elementen op tafel komen. Daar staat tegenover dat ook onze leidinggevenden bereid moeten zijn om te investeren in het contact en de relatie. Anders is het een eenzijdig verhaal.”
Conclusie: optimalisering van de inhuur is een kwaliteit die de gemeente Gouda en Staffing MS samen bereiken. Als dit het inhuurvolume financieel en sociaal op een verantwoorde wijze terugbrengt, dan is dit een gezamenlijk resultaat om trots op te zijn.
This post is also available in: Engels