Inhuuranalyse
De eerste stap naar professioneel inhuren is een analyse op vragen als; ‘Wat is de huidige inhuur en hoe is die georganiseerd/ingericht?’, ‘Hoe flexibel moet de organisatie zijn?’, ‘Wat is de best passende flexibele schil?’, ‘Hoe kan de inzet van tijdelijke krachten en externen goed georganiseerd worden?’. Ben je op zoek naar een concreet stappenplan om een kritisch rapport te kunnen maken van je eigen inhuurbeleid? We lichten aan de hand van vijf stappen toe hoe organisaties zichzelf een spiegel kunnen voorhouden om de externe inhuur te optimaliseren.
Stap 1: Formuleren onderzoeksvraag
Het is belangrijk een heldere onderzoeksvraag te formuleren. Een goed voorbeeld van zo’n vraag is:
“Welk beleid hanteert de organisatie voor het inhuren van externen, wat is de omvang van de externe inhuur en welke procedures (maatregelen) worden gehanteerd om deze inhuur beheersbaar te houden? In hoeverre wordt dit beleid geëffectueerd en is dit beleid doelmatig, doeltreffend en rechtmatig uitgevoerd?”
Rechtmatigheid is formeel alleen een eis voor aanbestedingsplichtige organisaties, zoals overheden. Het principe van rechtmatigheid is echter toepasbaar op elke organisatie. Rechtmatig inhuren betekent transparant, objectief en zonder partijen uit te sluiten. Beursgenoteerde ondernemingen kiezen daarom ook vaak voor aanbesteding van inhuur.
Stap 2: Workshop normering inhuur
De analyse van de huidige situatie kan het beste plaatsvinden door het ontwikkelde normenkader als uitgangspunt te nemen. Per norm wordt dan getoetst in hoeverre de huidige praktijk hieraan voldoet. Als dit normenkader niet voorhanden is, kan het in een workshop vastgesteld worden. Hierbij zijn minimaal aanwezig een vertegenwoordiger van de directie en de HRM-verantwoordelijke (dat kan dezelfde persoon zijn). Het verdient aanbeveling deze groep uit te breiden met een verantwoordelijke vanuit de afdeling inkoop (met inhuur- en/of contractexpertise), een medewerker vanuit de afdeling finance en control en één of twee inhurende managers. Hoe breder de groep, hoe breder het draagvlak voor het te ontwikkelen beleid. Door te kiezen voor een workshop kan het normenkader direct naar gezamenlijk inzicht ingevuld worden.
Stap 3: Factuuronderzoek
Het factuuronderzoek moet de vraag beantwoorden hoeveel wordt ingehuurd, door wie en indien mogelijk, waarom. Het eenvoudigste is om bij de crediteurenadministratie op te vragen welke rekeningen bij bepaalde leveranciers of onder een bepaalde kostencode zijn geboekt.
Bij voorkeur gaat men hierbij minimaal 12 maanden terug, maar het kan goed zijn dat tot het begin van het lopende boekjaar ook voldoet. In dat geval is het verstandig om ook over het afgelopen boekjaar een rapportage op te stellen, om zo trends inzichtelijk te maken.
Nu is het belangrijk om deze informatie dusdanig te ordenen dat een goed beeld ontstaat van de (kwantitatieve) inhuursituatie. Bij voorkeur wordt een draaitabelrapportage opgesteld waarbij gesorteerd kan worden op:
- Totale uitgaven/uren per resultaatverantwoordelijke eenheid
- Totale uitgaven/uren per type functie
- Totale uitgaven/uren per leverancier
- Gemiddeld aantal uren per contract
Tot slot kan direct worden onderzocht of de betreffende factuur betrekking heeft op flexibele inhuur conform de definitie van dit boek of dat het inhuur voor projecten, resultaatovereenkomsten of outsourcing betreft. De ervaring leert dat flexibele inhuur regelmatig wordt gecamoufleerd als projectkosten, terwijl het in realiteit een capaciteitsaanvraag betreft.
Stap 4: Dossieronderzoek
Vanuit het kwantitatieve onderzoek kan snel achterhaald worden waar de onderliggende dossiers te vinden zijn. Afhankelijk van de omvang van het onderzoek en de beschikbare tijd besluit men tot een volledig onderzoek of tot een representatieve steekproef.
Stap 5: Rapportage
Aan de hand van de dossiers wordt geturfd of wel of niet aan de norm is voldaan. Op de pagina hierna zie je een voorbeeld van een organisatie die zo’n rapportage heeft ingevuld. Het is verstandig om de resultaten van het onderzoek in te brengen in het tweede deel van de workshop, bij voorkeur met dezelfde deelnemers. Op grond van de resultaten kan besloten worden om bepaalde normen nog niet te gaan handhaven. Bijvoorbeeld op het gebied van de evaluatie van kandidaten, kostenramingen en budgetcontroles. Dit om de organisatie niet direct te veel te belasten. Het uiteindelijk resultaat van de analyse is:
- Een nieuw actueel normenkader voor het gehele inhuurproces
- Enkele aanvullende normen met gewenste implementatiedatum
- Volledig inzicht in kwantitatieve gegevens rondom externe inhuur uit het recente verleden
- Volledig inzicht in de kwaliteit van het inhuurproces ten opzichte van de actuele normen
De beide inzichtrapportages worden gebruikt als nulmeting. Resultaten in de toekomst kunnen met deze genormeerde situatie vergeleken worden. Hiermee worden de verbeteringen in het inhuurproces zowel kwalitatief als kwantitatief zichtbaar en kan men de verrichte inspanningen legitimeren.
Competitie, Compliance en Control
Als de inhuuranalyse is afgerond kan de organisatie zich bezinnen over de gewenste situatie. Hierbij wordt aanbevolen om te kijken naar de drie C’s:
- In hoeverre leidt het inhuurproces tot concurrentie waar mogelijk en zodoende tot de optimale prijs-kwaliteitverhouding per ingehuurde kandidaat.
- In hoeverre is elke inhuuropdracht contractueel vastgelegd, wordt voldaan aan relevante wet- en regelgeving, inclusief privacy, en wordt voldaan aan intern beleid (opzegtermijnen, overnameclausule, marktconforme aansprakelijkheidsclausule)?
- In hoeverre is het inhuurproces voldoende bekend en beschreven en in hoeverre is dit proces geborgd in een geautomatiseerde oplossing, bijvoorbeeld een Vendor Management Systeem?
Meer weten over het uitvoeren van een inhuurscan? Bekijk de webinar van Paul Oldenburg ‘Inzicht in externe inhuur? Doe een selfscan!’
Bron: ‘Professioneel inhuren van externe arbeid’ – Max Boodie, Peter Donker van Heel, Rob de Laat en Paul Oldenburg.