Technologie voor procesondersteuning
Technologische ontwikkelingen maken het mogelijk om het inhuurproces volledig te ondersteunen en daarmee menselijke beperkingen voor een deel op te heffen. Welke rol kan een vendor management systeem spelen binnen jouw inhuurproces?
Dankzij vendor management software kunnen reacties worden geordend op basis van prijs en objectief meetbare kwaliteitscriteria, zoals werkervaring, positieve referenties en diploma’s. Met contractmanagementsoftware kunnen contracten en dossiers effectief en efficiënt worden beheerd en prestaties van leveranciers worden geëvalueerd. Urenverwerkingstechnologie zorgt voor het registreren van de gewerkte uren, het goedkeuren van deze uren door bevoegde managers, het op basis van overeengekomen contracten en goedgekeurde uren opstellen van de factuur of salarisstrook en de uitbetaling van het loon. Inmiddels zijn er systemen te koop die alle hierboven beschreven functionaliteiten hebben.
Belangrijke leveranciers van deze technologie zijn SAP Fieldglass, Beeline en Nétive VMS. Inmiddels is de technologie ook zo ver dat deze systemen geïntegreerd worden met het ‘purchase to pay’ proces van de inhurende organisatie. Een voorbeeld van een dergelijke integratie is hieronder weergegeven.
Hiermee wordt het gehele proces gedigitaliseerd. Van het aanvragen van het budget, het creëren van een purchase order, het maandelijks afboeken van de goedgekeurde uren op deze purchase order (goods received), het genereren van een factuur en het doen van de betaling. Bij einde opdracht wordt de purchase order tot slot geautomatiseerd afgesloten. Belangrijk voordeel van deze oplossing is dat de inhurende organisatie, op het moment dat uren zijn goedgekeurd, al een volledig overzicht heeft over de uitstaande verplichtingen en of deze in lijn zijn met de afgegeven budgetten.
De volgende stap in de volwassenheid van deze Vendor Management Systemen is dat ze geïntegreerd worden met een HR- en/of planningssysteem, zodat naadloos aangesloten kan worden op het proces van strategische personeelsplanning.
Datagedreven inhuurbeleid
Inhurende organisaties en intermediairs die met Vendor Management Systemen werken beschikken over enorme hoeveelheden data over het inhuurproces. Het kan gaan om cijfers en teksten. Analyse van deze data kan de effectiviteit en efficiëntie van het inhuurproces sterk verhogen. Analyses gebeuren soms geheel inductief, dat wil zeggen dat uit grote hoeveelheden data gezocht wordt naar patronen.
Een voorbeeld van een toepassing is het relateren van onderdelen in het inhuurproces aan de mate van vervulling (vervullingsquote), de vervullingstijd (vacatieduur) en de kwaliteit van de match. Door het simuleren van de input (de activiteiten in het inhuurproces en kenmerken van kandidaten) kan de invloed op de resultaten inzichtelijk worden gemaakt. Ook de kosten kunnen in de analyse worden meegenomen. Inhurende organisaties kunnen op deze manier de prestaties van de verschillende leveranciers afwegen en beoordelen. En vervolgens kan het inhuurproces daarop worden aangepast.
Het voordeel van een dergelijke systematische en cyclische aanpak is dat het totale inhuurproces en de stromen van medewerkers inzichtelijk worden. Dergelijke informatie biedt daarmee een continue basis voor koppeling van externe inhuur en HR. Er zijn verschillende aanbieders op het gebied van business analytics die ondersteuning bieden bij dit ontwikkelingsproces. We verwijzen hierbij naar het Gartner Data Maturity Model. Dergelijke modellen helpen bedrijven zichzelf te positioneren bij de ontwikkeling naar het tactische en strategische gebruik van inhuurdata.
Meer weten over hoe je als organisatie slimmer kunt worden met inhuurdata? Bekijk de webinar van Paul Oldenburg ‘Next step externe inhuur’.
Bron: ‘Professioneel inhuren van externe arbeid’ – Max Boodie, Peter Donker van Heel, Rob de Laat en Paul Oldenburg.