Consultancy steeds belangrijker bij verandering van inhuurproces

Veranderen. Klinkt eenvoudig, maar blijkt complex. Elke verandering roept weerstand op, ook al is de verandering een verbetering. Paul Oldenburg, business developer bij Staffing Management Services, vertelt hoe de managed service provider zijn klanten helpt om te veranderen op het gebied van externe inhuur.

Succesvol een inhuurprogramma implementeren en de weerstand binnen de eigen organisatie overwinnen. Het zijn twee grote uitdagingen, waar organisaties op het gebied van externe inhuur voor komen te staan. Staffing MS, sinds oktober 2018 onderdeel van HeadFirst Group, biedt zijn klanten de mogelijkheid gebruik te maken van zijn business consultancy-dienstverlening. “Onze experts, met decennialange praktijkervaring in de flexmarkt, adviseren over strategisch personeelsbeleid en de rol van externe inhuur hierin. Met een gefundeerd inhuurbeleid als eindproduct”, legt Oldenburg uit.

Uiteenlopende stakeholders

Bij het implementeren van een inhuurprogramma zijn veel afdelingen en lijnmanagers betrokken. Niet alleen inkoop, maar zeker ook HR en de business. De verandering raakt immers de gehele organisatie. Het grootste risico is dat eigenaarschap van het inhuurproces niet eenduidig wordt belegd. Oldenburg constateert dat met name hierdoor opvolging en sturing op het inhuurprogramma vaak blijft zweven. “In de meeste gevallen initieert inkoop het professionaliseren van een inhuurproces, maar zij willen en kunnen vervolgens geen proceseigenaar blijven. Dat is naar eigen zeggen een plek voor HR, waar zij op hun beurt weer niet om staan te springen. Hun prioriteit ligt namelijk bij vast.”

Het verbaast Oldenburg, aangezien ingehuurd personeel minimaal net zoveel impact op het resultaat van de organisatie heeft. Zeker als ze aan innovatieve projecten werken. Hij is er dan ook groot voorstander van dat HR al vanaf de eerste afspraak betrokken is. “Wij gaan een adviesgesprek alleen aan als alle partijen aan tafel zitten. Daarvoor krijgen we nog wel eens een opgetrokken wenkbrauw te zien, van moet dat nu echt?”

Inhuurvraagstuk achterhalen

Door de jaren heen heeft Oldenburg vooral geleerd dat klanten met name op zoek zijn naar concrete oplossingen: “We kunnen het allemaal wel heel ingewikkeld maken, maar klanten willen gewoon van een probleem af. Niet geconfronteerd worden met allerlei consequenties van technologische en maatschappelijke ontwikkelingen of met verandering van wet- en regelgeving. Daarom geven wij een gedegen advies, gebaseerd op de huidige situatie en behoeften.”

Om dit in kaart te brengen gaat Staffing MS op zoek naar antwoorden op vragen als: ‘Wat is de huidige inhuur en hoe is die georganiseerd/ingericht?’, ‘Hoe flexibel moet de organisatie zijn?’, ‘Wat is de best passende flexibele schil?’, ‘Hoe kan de inzet van tijdelijke krachten en externen goed georganiseerd worden?’. “Met de analyse die wij hieruit opmaken, brengen wij het inhuurproces en -beleid in kaart, waaruit wij conclusies trekken over onder andere de inhuurvolwassenheid, de efficiëntie van de huidige inhuurprocessen, het aansturingenbeleid met betrekking tot externe inhuur en eventuele gemiste kansen om de inhuurorganisatie te optimaliseren”, vertelt Oldenburg. “Het inzicht en de analyse van de huidige inhuursituatie wordt gebruikt om een voorstel te doen aan de klant met verbeterpunten, oplossingen en mogelijkheden op het gebied van externe inhuur.”

“Organisaties vragen zich vooral af of ze niet te veel betalen, waar de risico’s zitten en welke rollen ze wellicht niet meer ingevuld krijgen.”

Een belangrijk fundament voor de analyse is een scan op bestaande contracten en een data-analyse. Oldenburg: “In het geval van zzp’ers speelt de Wet DBA een grote rol. Hiervan analyseren wij de impact en in hoeverre zzp’ers rechtmatig worden ingehuurd. Daarvoor wordt een Wet DBA impactscan afgenomen en leveren wij een concreet stappenplan op om het risico van de wet te mitigeren.” Daarnaast biedt een data-analyse inzicht in de totale ‘spend’ aan externe inhuur en de onderlinge verhoudingen tussen de verschillende leveranciers.

Maar ook het in kaart brengen van de tarieven waarvoor professionals worden ingehuurd. “We kunnen een vergelijking maken met de tarieven die in de markt worden aangeboden, gebenchmarkte tarieven (marktconform), of tarieven waarvoor vergelijkbare opdrachtgevers inhuren. Door de uurtarieven tegen elkaar af te zetten, valt er bij toekomstige inhuuraanvragen en inzetten een kostenbesparing te realiseren op uurtarieven van extern personeel”, geeft Oldenburg aan.

Succesvolle implementatie

Als het inhuurbeleid is geformuleerd en de inrichting van de flexibele schil is bepaald, begint de echte uitdaging: de implementatie. Oldenburg kan daarvoor leunen op ruim tien jaar ervaring als MSP-expert. “We hebben een grote voorsprong op adviesbureaus, die vaak vanaf de zijlijn meekijken. Het is van toegevoegde waarde dat wij met ‘onze poten in de klei’ staan.” Daarmee biedt de organisatie niet alleen de mogelijkheid te adviseren hoe het proces kan worden ingericht, maar kan het ook deskundig begeleiden bij de implementatie.

Dit kan door het inhuurproces uit te besteden (al dan niet aan Staffing MS) of door gezamenlijk een inhuurorganisatie neer te zetten. “Het implementeren van het inhuurbeleid en de standaardisatie van het inhuurproces leidt vaak tot weerstand bij de gebruikers en de huidige leveranciers. Om die weerstand om te buigen naar draagvlak voor het inhuurbeleid, voeren we de implementatie zorgvuldig uit. Staffing MS biedt naast begeleiding bij implementatie ook coaching bij het inhuurproces”, concludeert Oldenburg.

Dit artikel is op 9 juli 2019 gepubliceerd op consultancy.nl.

De gevolgen van de WAB voor payrolling

Op 1 januari 2020 treedt de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in werking. De wet heeft veel gevolgen voor payrolling. We zetten ze voor u op een rij.

Basismaatregelen die payrolling raken

Tot dit jaar zijn uitzenden en payrollen in juridische zin gelijk geweest. De definitie van de uitzendovereenkomst blijft hetzelfde, maar de payrollovereenkomst krijgt in de wet een eigen definitie. Volgens deze definitie is er alleen sprake van payrolling als 1) de payrollwerkgever geen allocatiefunctie op de arbeidsmarkt vervult, wat wil zeggen dat de payrollwerkgever zich niet bezighoudt met de werving en de selectie van de payrollwerknemer en 2) de arbeidskracht exclusief aan de opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld.

Dezelfde rechtspositie als werknemers van inlener
Met de komst van een zelfstandig wetsartikel voor de payrollovereenkomst, krijgen payrollwerknemers dezelfde rechtspositie en arbeidsvoorwaarden als werknemers die in dienst zijn bij de inlenende organisatie. Daarmee wordt ook de wettelijke ketenbepaling – maximaal drie tijdelijke contracten in drie jaar – van toepassing.

Uitzend-CAO vervalt voor payrolling
De CAO voor uitzendbedrijven komt voor payrollondernemingen te vervallen. Hierdoor kan bij payrolling geen beroep meer worden gedaan op het uitzendbeding en de uitsluiting van de loondoorbetalingsplicht bij ziekte.

Payrolling in sector 45
Daarnaast worden per 1 januari 2020 alle uitzendondernemingen in sector 52 geplaatst. Nu kunnen gespecialiseerde uitzendbedrijven nog zijn ingedeeld in de vaksector van hun specialisme. De payrollondernemingen worden geplaatst in sector 45. De verwachting is dat met ingang van 2020 in zowel sector 45 of 52 een hogere premie ziektewet en WGA van toepassing gaat zijn.

Hogere pensioeneisen
Verder worden in de wet op het gebied van payroll dwingende pensioeneisen gesteld aan payrollondernemingen. Door de complexiteit van de pensioenregels gaan deze eisen pas een jaar na de WAB in op 1 januari 2021. Met deze nieuwe pensioeneisen, zal het huidige StiPP-pensioen niet meer toereikend zijn.

Overige maatregelen, die ook payrolling raken

Naast bovenstaande punten zijn er een aantal maatregelen uit de WAB die voor alle organisaties in Nederland gelden, zo ook voor payrollondernemingen.

Recht op (lager geworden) transitievergoeding
Onder de WAB hebben straks alle werknemers vanaf de eerste dag recht op een transitievergoeding. De transitievergoeding wordt echter lager bij langere dienstverbanden. Zo moet het verschil tussen flexibel werk en vast werk kleiner worden. Het kabinet hoopt hiermee dat het voor werkgevers aantrekkelijker wordt om werknemers een vast contract aan te bieden.

Hogere WW-premie
Naast het recht op de transitievergoeding die vanaf dag 1 ingaat, geldt een hogere WW-premie voor tijdelijke arbeidskrachten. Beide maatregelen maken flexibel werk duurder. De WW-premie wordt voordeliger als werkgevers een werknemer een vast contract aanbieden.

Periode van overgangsrecht
Ondanks dat de payrollregels uit de WAB direct in werking treden op 1 januari 2020, geldt er een overgangsrecht voor de rechtspositie van tijdelijke arbeidsovereenkomsten die zijn aangegaan vóór 1 januari 2020 en die doorlopen tot na die datum. Bij iedere arbeidsverhouding die daarop volgt en die onder payrolling valt, mag vanaf dat moment geen gebruik meer worden gemaakt van de flexibele uitzendregels en inlenersbeloning.

Vragen?

Heeft u vragen over de Wet arbeidsmarkt in balans? Neem contact op met Robert van Asch. Robert is payrollspecialist bij HeadFirst Group, waar Staffing MS onderdeel van uitmaakt. Met zijn ruim dertig jaar ervaring in de accountancybranche organiseert Robert – samen met zijn team – de payrolling en salarisadministratie voor onze opdrachtgevers.

Wij zijn verhuisd!

In 2018 is Staffing MS onderdeel geworden van HeadFirst Group, nu volgt een mooie volgende stap met de verhuizing naar een nieuwe locatie binnen Rotterdam. Met ingang van 1 juli 2019 zijn wij gevestigd op de eerste verdieping in het Adriaan Volker Huis en kijken prachtig uit op de Maas. Gelieve het oude adres en postbus door het nieuwe adres vervangen.

Bezoekadres:
Oostmaaslaan 71,
Eerste etage,
3063 AN Rotterdam

Correspondentieadres:
Postbus 4191,
3006 AD Rotterdam