Trend: SoW koppelen aan het VMS

Beveiligers, onderhoudsmonteurs, schoonmakers, IT’ers van buiten – organisaties hebben vaak geen idee wie er allemaal rondloopt op hun werkvloer. Het zijn namelijk externe professionals die buiten de reguliere inhuur om binnenkomen. Toch is de oplossing even logisch als simpel. Koppel ‘gewoon’ een SoW-module aan het VMS.

De reguliere inhuur van personeel wordt door (grotere) organisaties vaak geregeld via een Vendor Management Systeem (VMS).  De inkoop van projecten of diensten (IT) of uitbesteed werk (beveiliging, schoonmaak of de accountant) gebeurt veelal op basis van Statement of Work (SoW). Het grote verschil met de reguliere inhuur van extern personeel is dat bij een SoW-overeenkomst afspraken worden gemaakt op basis van resultaat en niet zozeer uren (en tarief).

Maar wat als je als organisatie ook grip wilt krijgen op kosten en processen van externe professionals die via ingekochte diensten en projecten bij jou op de werkvloer lopen, buiten de reguliere inhuur om? Dat zit niet standaard in elke VMS-oplossing.

Externe inhuur en SoW in één systeem

Staffing MS heeft dit nu onderdeel gemaakt van het inhuurprogramma door met het Nétive VMS ook SoW Worker tracking aan te bieden (zie kader). Volgens Paul Oldenburg van Staffing MS (onderdeel van HeadFirst Group) sluit dit aan bij de trend. “Afgelopen tien jaar zie je dat het professionaliseren van de inhuur van extern personeel is gegroeid. Zeker de helft van de organisaties in Nederland heeft dit proces nu (redelijk) onder controle (mede dankzij het werken met een VMS). Die organisaties zijn op zoek naar next steps, zoals Statement of Work (SoW), om grip te krijgen op alle externe professionals die actief zijn in de organisatie. Denk aan beveiliging, schoonmaak, maar ook het organiseren van turnarounds, onderhoud in fabrieken. Heel veel personeel van buiten loopt in het bedrijf rond, maakt daar gebruik van systemen, heeft toegang nodig, terwijl je niet weet wie het zijn. Daar zijn allerlei administraties voor, maar dat is heel arbeidsintensief en onoverzichtelijk. Wat is nou logischer dan in het systeem waarin je je externe inhuur regelt (VMS), ook de SoW in kaart te brengen.”

SoW Worker tracking

Staffing MS, dat al ruim tien jaar met Nétive samenwerkt, is een van de eerste MSP’s die SoW Worker tracking aanbiedt.

Nétive heeft in oktober dit jaar namelijk aan het bestaande Vendor Management Systeem (VMS) een nieuwe SoW-module toegevoegd (Project Tracking en SoW Worker Management (Worker tracking)). SoW Worker tracking regelt de registratie en (compliant) dossierbeheer van alle professionals van (onder)aannemers die ingezet worden voor uitbesteed werk; denk aan screening, registratie (uitgifte pasjes), compliance, onboarding/offboarding, prestatieverantwoording, facturering en rapportage.

Hiermee krijgt een organisatie via één geïntegreerd systeem een goed inzicht in al het externe personeel, zowel de externen die via reguliere inhuur (VMS) als ingekochte diensten (SoW-module) die voor de organisatie werken.

Risico’s bij uitbesteed werk

Die SoW Worker tracking zorgt voor de registratie van professionals (per leverancier), de on- en offboarding en een compliant dossierbeheer. Oldenburg geeft een praktijkvoorbeeld: “Stel, je besteedt een IT-project uit aan ATOS. Dan lopen er gedurende zo’n traject wel vijftig mensen in en uit; ontwikkelaars, scrum masters, testers, et cetera. Dan is het wel handig als je in het VMS kunt vastleggen wie, waar, wanneer zijn en aan dossieropbouw kan doen. Denk aan de screening, identificatie (identity management) en aanmelding voor het verstrekken van een toegangspas.”

En dat is wel degelijk van groot belang. Want ook voor uitbesteed werk loopt een organisatie risico’s, zeker als het werk op locatie wordt uitgevoerd, denk aan wet- en regelgeving (AVG (privacy), VCA-certificering, aansprakelijkheid (bedrijfsongeval), identity management en (informatie-)beveiliging.

Technologie biedt oplossing

Steeds meer klanten zoeken naar zo’n oplossing. “In 2014 had men bij het UMC Utrecht al de vraag ‘wie loopt er allemaal rond in ons ziekenhuis?’ “Zij hebben toen voor een andere (access management-)oplossing gekozen en niet voor ons”, zegt Oldenburg, die met de komst van SoW Worker Management kansen ziet dit voortaan ook aan te bieden. “De pre-employment screening bijvoorbeeld is vooral interessant voor de financiële sector en onze industriële klanten. Nu de technologie een elegante oplossing biedt is het voor ons gemakkelijker om dit erbij te pakken. Dus wij zijn actief met klanten in gesprek om die toegangsregistratie voor hen te verzorgen. Wij zien dit vooral als heel goede extra service om onze bestaande klanten te helpen nog meer grip op de flexibele schil te krijgen.”

Koppeling VMS

Of organisaties hier gebruik van willen maken hangt af van wat de klant al in huis heeft, stelt Oldenburg. “De meeste alternatieve oplossingen die ik heb gezien, zijn heel simpele (Excel) of heel geavanceerde toepassingen. Voor ons is het aanbieden van een goede oplossing eenvoudig. Het VMS is er al, het is een cloud oplossing – dus iedereen kan er bij, de informatie kan verwijderd of geanonimiseerd worden als dat nodig is en is dus AVG-proof, want er blijven geen persoonsgegevens in allerlei mailfolders hangen.

Nétive is niet de enige aanbieder die SoW-oplossingen in hun VMS hebben opgenomen. Ook grote VMS-aanbieder als Fieldglass en Beeline doen dat. Niet verwonderlijk, vindt Oldenburg. “Het is heel gemakkelijk te implementeren en te koppelen aan een bestaand VMS. Gewoon een schakelaar omzetten, je krijgt er een scherm bij en de hele onboarding van externe professionals via ingekochte diensten en projecten (SoW) is geïntegreerd in het systeem.”

Project Sourcing

Een stap verder dan project tracking en worker tracking in SoW is project sourcing, waarbij een leverancier zelfs meedenkt over het bereiken van de gewenste output en het organiseren van werk. “Dan ga je meer richting organisatieadvies. Dat is voor ons een brug te ver”, zegt Oldenburg. “Wij geven wel advies over het inrichten van inhuurproces, wat kan de klant beter zelf doen en/of uitbesteden, maar wij houden ons wel bij onze leest.”

Wel doet Staffing MS aan project sourcing als het bijvoorbeeld gaat om het bemensen van een call center voor klanten. Dit is dan te vergelijken met de marktplaatsen die bij de inhuur van extern personeel worden opgezet. De klant geeft een doelstelling, je levert een projectplan in en gaat dat uitvoeren. Oldenburg: “Dit doen wij bijvoorbeeld voor Aon. Zij hebben aan het eind van het jaar altijd veel mensen in het call center nodig; die moeten opgeleid worden en klaar staan op het moment dat de klanten bellen met vragen over de zorgverzekering of willen overstappen. Wij zetten dat voor hen in de markt en doen de voorselectie, waarna Aon de beste partij selecteert.”

Dit artikel 2 november 2020 is gepubliceerd op ZiPconomy 

Gemeente Schiedam verkiest MSP-dienstverlener Staffing MS

Gemeente Schiedam selecteert Management Service Provider (MSP) Staffing MS tot haar nieuwe partner voor externe inhuur. Een samenwerking waarmee Staffing MS, onderdeel van HeadFirst Group, haar leidende rol als MSP-dienstverlener  uitbreidt. Met ingang van 1 oktober 2020 verzorgt een vast team de externe inhuur van deze Zuid-Hollandse gemeente. Op een speciaal ingerichte inhuurdesk worden alle opdrachten openbaar zichtbaar.

Voor de inhuur van externe professionals was de gemeente Schiedam op zoek naar een MSP-dienstverlener die door middel van een gebruiksvriendelijk Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) de externe inhuur overzichtelijk, transparant en rechtmatig maakt. In Staffing MS hebben ze dit gevonden. Met ervaring bij meerdere Nederlandse gemeentes implementeert de organisatie een inhuurdesk waar opdrachtgevers, leveranciers van professionals en zelfstandig professionals bij elkaar komen.

Wouter Waaijenberg, directeur Staffing MS: “Dat gemeente Schiedam ons heeft verkozen tot haar nieuwe MSP-dienstverlener zien wij als een hele mooie stap. We werken met een mobiele app mee aan de doelstelling van de gemeente om innovatief en vooruitstrevend te zijn. De dienstverlening concentreert zich rondom  het VMS-platform, maar beperkt zich hier niet tot. Een team van MSP-consultants staat de afdelingen van de gemeente bij op het gebied van externe inhuur. Door de handen ineen te slaan voorzien we, met ons grote netwerk aan professionals, gemeente Schiedam voor de komende jaren van de benodigde kennis.”

Inhuurdesk gemeente Schiedam

De inhuurdesk biedt zelfstandig professionals en leveranciers van professional de mogelijkheid om zich aan te melden en te reageren op opstaande opdrachten van gemeente Schiedam. Hierdoor doorlopen zij een transparant selectieproces en is de contractafhandeling, tijdsregistratie en facturatie volledig online. Waaijenberg: “Vorig jaar hebben we de inhuurdesk omgevingen vernieuwd en zijn we het platform voor al onze opdrachtgevers gaan inzetten. Dit is nog belangrijke toevoeging aan onze dienstverlening en we zijn verheugd dit ook voor gemeente Schiedam in te mogen zetten.”

De komende periode wordt de inhuurdesk voor de gemeente Schiedam neergezet. Leveranciers en zelfstandig professionals die zich willen aanmelden, in de nabije toekomst ook voor opdrachten van gemeente Schiedeam, kunnen dit doen via inhuurdesk.nl/inschrijven.

Over Staffing Management Services

Staffing MS is specialist in het beheren en beheersen van de externe inhuur van organisaties. Als onafhankelijke Managed Service Provider (MSP) ondersteunt zij bij de uitvoering van het gehele inhuurproces. Staffing MS is onderdeel van HeadFirst Group, marktleider in de Benelux op het gebied van het professioneel organiseren van externe inhuur. HeadFirst Group biedt een diversiteit aan flexoplossingen, waaronder contracting, payrolling, matchmaking, global sourcing, Managed Service Providing en business consultancy. Op dit moment werken dagelijks meer dan 10.000 professionals bij ruim 200 opdrachtgevers in Europa, waarmee de organisatie een jaaromzet realiseert van meer dan 1 miljard euro.

Staffing MS deelnemer aan module ‘Opdrachten’ KVK Connect

Gebruikers van KVK Connect, de app voor zzp’ers van Kamer van Koophandel (KVK), hebben sinds april 2019 toegang tot opdrachten van ruim 50 (semi)overheidsorganisaties. Een groot deel van de opdrachten zijn momenteel afkomstig van Staffing MS. Samen met de NS werkte zij als eerste mee aan deze pilot. Via Nétive VMS – samenwerkingspartner van KVK voor dit project – zet Staffing MS opdrachten van haar klanten uit via de app.

De app KVK Connect is een kennisplatform voor zzp’ers om op een laagdrempelige manier met elkaar in contact te komen. Daarnaast ontvangen gebruikers informatie op maat, gebaseerd op hun profiel. Recent is daar een functionaliteit aan toegevoegd, namelijk inzicht in opdrachten van opdrachtgevers van klanten van Staffing MS. Wouter Waaijenberg, algemeen directeur Staffing MS: “Veel zzp’ers vinden het lastig om opdrachten te zoeken via de vele portals van publieke en private opdrachtgevers. KVK Connect zorgt ervoor dat alle ZZP waardige opdrachten welke via het Nétive platform worden aangeboden aan de Markt op één plek zichtbaar worden voor de zzp’ers, namelijk in de KvK Connect app. Dit is een mooi extra media kanaal welke het door zzp kandidaten eenvoudig is te benaderen en toegang geeft tot de een groot deel van de ZZP flexmarkt.”

Nu de pilotfase succesvol is afgerond, verwacht Patrick Tiessen, algemeen directeur van Nétive VMS, het aantal opdrachten verder uit te kunnen breiden. “Hoe meer en hoe sneller opdrachten ingevuld worden, hoe beter het is voor de gebruikers. Met ons ‘freelance-managementsysteem’ kunnen organisaties kiezen op welke platformen hun opdrachten zichtbaar zijn. KVK Connect is een extra platform, met een groot bereik. Nergens is er een plek waar je zo gemakkelijk en zo veel zzp’ers kan bereiken. En op deze krappe arbeidsmarkt is dat natuurlijk aantrekkelijk voor opdrachtgevers.”

Hoe werkt het?

Na te zijn ingelogd in KVK Connect, via web of mobiel (Android en iOS), kunnen zzp’ers direct starten met hun zoektocht naar opdrachten. Filters voor het vakgebied, regio en duur van een opdracht zorgen ervoor dat er heel gericht naar een opdracht gezocht kan worden. Van iedere opdracht worden de belangrijkste details getoond, aangevuld met de bijbehorende omschrijving. Zodra een zzp’er geïnteresseerd is in een bepaalde opdracht, dan wordt hij/zij direct doorverwezen naar de inhuurmarktplaats waarop deze is uitgezet.

ISO 9001:2015 certificering Staffing MS verlengd

In april 2019 zijn de processen binnen Staffing MS uitvoerig geïnspecteerd tijdens de ISO 9001:2015 audit. De Managed Service Provider kwam glansrijk door de kwaliteitstoetsing en heeft wederom de verlenging gekregen van het certificaat. Daarmee voldoet de organisatie aan de internationale eisen voor kwaliteitsmanagement. Het doel van deze norm is, om de organisatie gericht bezig te laten zijn met continu verbeteren en zo de tevredenheid van klanten te verhogen. Elk jaar volgt een nieuwe audit volgt om vast te stellen of de kwaliteit nog steeds op orde is.

Wouter Waaijenberg, algemeen directeur bij Staffing MS, laat in reactie op de certificering weten dat hij blij is dat een hoogwaardig kwaliteitssysteem het fundament is van de organisatie. “Wij besteden de grootste zorg aan de kwaliteit van onze dienstverlening en zetten daarbij de wensen en behoeften van onze klanten, leveranciers en kandidaten centraal. Om te kunnen peilen of de ervaringen voldoen aan de verwachtingen, maken wij gebruik van feedback-tool Ratecard. De feedback van zowel professionals, leveranciers als opdrachtgevers wordt vervolgens gebruikt om de dienstverlening van Staffing MS verder aan te scherpen en te optimaliseren.”

Jeroen Sakkers, directeur van Ratecard, voegt hieraan toe: “Met Ratecard is het mogelijk om per doelgroep, afdeling en/of klant grip te krijgen op de kwaliteit van bedrijfsprocessen. De manier waarop Staffing MS dit inzet binnen het kwaliteitssysteem, is precies hoe wij dit voor ogen hebben. Dankzij de automatisering en koppeling met de systemen die Staffing MS gebruikt en beheert, waaronder VMS van Nétive en Samanage, komt feedback op de automatische piloot binnen. Vervolgens kan dit per klant periodiek gerapporteerd worden, zodat inzichten ontstaan waarmee de kwaliteit continu gemonitord en verbeterd wordt. Het verbaast ons dan ook niet dat Staffing MS hiermee glansrijk door de kwaliteitstoetsing ten behoeve van de ISO 9001:2015-certificering is gekomen.”
Ratecard Staffing MS

Kwaliteitsmanagement

De ISO-certificering maakt onderdeel uit van Staffing MS bredere aanpak om de kwaliteit binnen de organisatie te borgen. Zo is de zij ook lid van de Bovib, de branchevereniging voor intermediairs en brokers. Daarmee wordt er toegezien en getoetst op de kwaliteitseisen en risicobeperking op financieel en fiscaal gebied. Daarnaast bezit Staffing MS een tweetal keurmerken; ABU en SNA. Waarbij het ABU-keurmerk de kwaliteitseisen op het gebied van arbeidsvoorwaarden, afdracht van sociale premies, veiligheid op de werkvloer en gedragsregels vertegenwoordigd. Tot slot staat het SNA-keurmerk voor het beperken van inlenersrisico’s en uitbesteders van werk.

Over Staffing MS

Staffing Management Services is – samen met de bedrijven HeadFirst, Myler, Source, Proud Company en Designated Professionals – onderdeel van HeadFirst Group. HeadFirst Group is de marktleider op het gebied van inhuur van externe professionals; matchmaking, contracting, payrolling, global sourcing en Managed Service Providing. Op dit moment werken dagelijks ruim 9.000 professionals bij circa 200 opdrachtgevers in Nederland, België en Luxemburg, waarmee HeadFirst Group een jaaromzet realiseert van circa 900 miljoen euro.

Over Ratecard

Ratecard is de feedbacktool die real-time integreert met de processen en zo helpt om op de automatische piloot feedback te verzamelen. Meer dan 8.500 bedrijven uit 32 landen maken gebruik van Ratecard, waaronder vele ABU- en Bovib-leden in verband met hun keurmerken en/of certificeringen.

Professioneel inhuren: uitbesteden of zelf doen?